E-mail Archiving Bundle (Paquete E-mail Archiving)
Informes de mercado de Gartner, IDC y otros grupos de análisis señalan regularmente la importancia del correo electrónico como quizá la herramienta más importante -o al menos la más utilizada- de comunicación organizativa. Pero esta importancia viene acompañada de la responsabilidad, y las organizaciones no sólo tienen que gestionar y archivar sus correos electrónicos, sino que también tienen que crear una estructura en la que la información incluida en estos mensajes de correo electrónico se pueda encontrar y utilizar de forma rápida y eficaz.
Con la presión que tienen las organizaciones de cumplir con los nuevos estatutos regulatorios, así como la necesidad de preservar un cuerpo de conocimientos internos en continuo crecimiento, las organizaciones se ven obligadas a afrontar los siguientes temas:
¿Qué clase de riesgos supone la pérdida de conocimientos de la empresa?
¿Cuáles son las consideraciones regulatorias y jurídicas que hay que tener en cuenta? ¿Y cuáles son las repercusiones del uso/mal uso, por parte del personal o a lo largo de la organización, de los sistemas de correo electrónico?
¿Qué importancia tiene la información basada en correo electrónico para las operaciones diarias y cuál es la forma preferida de asegurar su accesibilidad y usabilidad a largo plazo?
¿Se hará el almacenamiento centralmente o por parte de usuarios individuales?
La tecnología de ZyLAB de almacenamiento de correo electrónico ofrece:
- Opciones para que los usuarios finales almacenen directamente correo electrónico desde su interfaz de Microsoft® Outlook o IBM® Lotus Notes (plataforma)
- Conversión de email a XML de archivos de almacenamiento de PST y NSF seleccionados por el administrador
- Conversión automática, a nivel de servidor, a una base de datos de archivos XML
Módulo de Almacenamiento del usuario final: Envíe mensajes de correo electrónico de Microsoft® Outlook o Lotus Notes directamente al Almacenamiento XML
El módulo de Almacenamiento de ZyLAB, que se incluye con la ZyLAB Information Management Platform, ya que le permite almacenar fácilmente su correo electrónico, que ahora es buscable en texto completo en un archivo ZyLAB. Usando la "Opción de Almacenamiento", su correo electrónico se almacenará como un archivo de texto, archivo HTML, o archivo RTF. La información estándar del correo electrónico como el nombre de remitente, asunto y fecha se almacenan como campos clave. También se guarda cualquier archivo adjunto incluido en el correo electrónico y se creará un vínculo entre el mensaje de correo electrónico original y los archivos adjuntos.
Cuando busque su archivo puede encontrar el mensaje de correo electrónico o los archivos adjuntos. Como el módulo de Almacenamiento guarda el vínculo entre el correo electrónico original y el archivo adjunto, siempre puede abrir el archivo vinculado directamente.
Así que ya no tiene que volver a preocuparse del almacenamiento del correo electrónico. Simplemente instale el módulo de Almacenamiento, y todos sus mensajes de correo electrónico importantes se archivarán de forma segura en un formato de archivo abierto, disponible inmediatamente con el software de ZyLAB.
Características & Beneficios:
- Empiece a trabajar inmediatamente gracias a la facilidad de instalación
- Archive rápidamente con las capacidades de almacenamiento con un solo clic en Microsoft® Outlook y Lotus Notes
- Guarde sus documentos directamente en el archivo ZyLAB
- Incluya archivos adjuntos de correo electrónico con los correos electrónicos almacenados
- Extraiga automáticamente campos clave como remitente, fecha y destinatario para su uso en el archivo de ZyLAB
- Integre automáticamente propiedades de correo electrónico como el nombre de remitente, el asunto y fecha
- Los usuarios finales pueden añadir metadatos al correo electrónico
Módulo de conversión de email a XML para archivos de almacenamiento de PST y NSF
El Módulo ZyLAB Email Conversion permite a los administradores convertir el correo electrónico seleccionado (PST o NSF) al formato XML no patentado y digitalmente sostenible. Esta mejora opcional al Módulo de Almacenamiento (ver arriba) ayuda a las organizaciones de TI a hacer que su correo electrónico sea más uniforme y fácil de buscar y administrar. Almacenar sus mensajes de correo electrónico como XML garantiza la compatibilidad con futuros sistemas sin necesidad de hacer conversiones costosas.
Almacenamiento basado en servidor: Almacene información de Microsoft® Exchange Server en un depósito XML
Conel Conector de Intercambio de ZyLAB, (ZyLAB Exchange Connector), ya no tendrá que almacenar los correos electrónicos relevantes según el usuario; por el contrario todo los correos electrónicos se almacenarán directamente desde el servidor y serán inmediatamente buscables. ZyLAB Exchange Connector le permite archivar toda la información de su Microsoft® Exchange Server en un Depósito XML ZyLAB. Toda la información que desee almacenar, como correos electrónicos, grupos de noticias , etc, se copiará desde Microsoft® Exchange Server y se almacenará como archivos XML junto a cualquier archivo adjunto adicional. Almacenar sus mensajes de correo electrónico como XML garantiza la compatibilidad con futuros sistemas sin necesidad de hacer conversiones costosas. ZyLAB Exchange Connector agregará automáticamente información, como el nombre del remitente, nombre del destinatario, fecha y hora, para que su archivo se estructure automáticamente. Con el motor de recuperación en texto completo de ZyLAB podrá crear un archivo buscable y recuperar documentos de forma rápida y sencilla.
Existen diferentes modos en los que se puede usar el almacenamiento de correo electrónico:
- Independiente - El correo electrónico que almacenó se puede buscar y gestionar con una aplicación independiente ZyFIND Windows, que permitirá sólo a personas autorizadas acceder a los correos electrónicos archivados.
- Basado en Web - Con ZyIMAGE Webserver o Enterprise Webserver, los usuarios pueden buscar y ver correos electrónicos mediante un navegador web simple. Los correos electrónicos recuperados se puede reutilizar en los clientes de correo electrónico Exchange para enviar o responder.
- Basado en Web y seguridad - Usando ZyIMAGE Enterprise Server en combinación con el Módulo de Seguridad de Documentos se crea un portal de almacenamiento de correos electrónicos que permite a los usuarios iniciar una sesión y restringir la búsqueda a su propio correo electrónico.
Según sus necesidades e infraestructura, el Depósito XML de ZyIMAGE XML puede residir en el dispositivo de almacenamiento que prefiera, como un disco duro, RAID o SAN.
Características & Beneficios:
- Cree registros detallados con funcionalidad exhaustiva de registro
- Trabaje más eficazmente con mantenimiento basado en navegadores y controles de aplicación
- Integración impecable con ZyIMAGE Enterprise Webserver
- Almacene el correo electrónico entrante y saliente-incluyendo archivos adjuntos-en archivos XML
- Archive grupos de noticias en XML
- Extraiga propiedades de correo electrónico y almacénelas como campos clave
- Cree reglas de almacenamiento para bandejas de correo individuales o grupos
- Cree opciones de almacenamiento para grupos en Carpetas Públicas